如何写好一篇联系考研导师的邮件?

对于考研来说,联系导师也是一门重要的功课,导师的选择与联系,对于后期学业路上有着很大的帮助。

如何写好一篇联系考研导师的邮件?

绝大多数情况下,联系导师都是通过邮件来进行。这主要是因为导师的邮箱往往容易获得,只需要通过查找导师的学术主页或者发表的论文。但从收到学生的邮件来看,发现学生在写邮件和发送邮件时存在着两大误区。

第一大误区:为了图省事将所写的邮件群发给所有导师,没有针对性;更有甚者让人惊,居然将同一邮件群发给同一学院的所有导师,这种行为是极不可取的。

因为这种行为有点类似论文投稿中的一稿多投行为,从学术的角度来说,这是一种学术不端行为。学院的老师都是认识的,私下一交流就知道你的所作所为,其结果必定是凉凉。

从道义上来讲,你想想同一男生,同时向多名“心仪”的女生“表白”,其行为一旦被女生们知道,后果必定是非常严重的。所以,有的时候广撒网,还得看对象。

第二大误区,就是邮件写法的不规范。

在信息爆炸的今天,每个人每天都会收到大量的邮件,如果你没有将邮件写好,这很可能会给你带来不利的影响。邮件不规范主要体现在邮件主题没有精确的传递信息,邮件正文内容空缺,邮件正文内容没有达到预期,附件命名随意等。

一封邮件通常由收信人、主题、正文、附件等四部分构成。想要写好邮件必须认真对待邮件主题、正文与附件这三部分。以下根据自己多年的经验,介绍一下一封好的邮件该如何写?

第一,主题

主题就是要简洁扼要的传递信息。联系导师邮件的主题最好包含学校、专业、毕业年份、姓名与报考研究生字样。例如:福州大学软件工程_2020张三报考研究生。

第二,正文

正文是整封邮件的重中之重,是传递信息的核心载体。对于联系导师的邮件,正文内容不可或缺。正文的内容一般要包含个人基本信息简介、优势、报考原因。

个人基本信息内容比较简单,只要介绍学校、专业、姓名、性别、年龄、兴趣爱好等信息。之所以需要介绍兴趣爱好,主要是表明自己不是书呆子,也有释放压力的渠道,要知道导师很怕找个有心理问题的学生。

正文最重要的就是个人的优势介绍,这部分写法既不要夸大事实,又不要妄自菲薄,而是要恰到好处的实事求是。所谓的优势是指一些门槛的事情,比如英语六级成绩、本科阶段参加与专业相关的比赛获得的奖项、发表的论文或者申请的专利等。

报考原因部分可以这样写,通过阅读该导师的XX论文,对这样研究方向比较感兴趣。特别需要注意的是邮件正文写作过程是要对导师表示尊敬,该有的礼貌还是不能省略的。

第三,附件

附件需要注意的就是命名。命名最好包含学校、专业、毕业年份、姓名与报考研究生材料。例如福州大学软件工程_2020张三报考研究生自荐信,这样做的目的是导师下载之后无需重新命名。

如果附件仅仅是个人简历或者自荐信,最好以PDF版本发送,如果.docx格式发送,可能因为版本问题,导致简历出现一个意外的问题。此外,还需要注意的是最好不要发送压缩附件,毕竟解压也费时。

总之,邮件是联系导师的重要手段,写邮件和发邮件时应该尽力避免文中所列的误区,力求做到简洁扼要的传递的信息,给导师留下好的印象。

有的时候,把简单的事情做到极致,可能就因为你多一份用心,就多给自己创造了一次机会。

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